اثر مستلزمات أداء
أنشطة نظام المعلومات الإدارية في جودة المعلومات
دراسة تطبيقية
في شركة الزوراء العامة
إعداد
بشرى عبد العزيز العبيدي
مـــدرس
معهد
الإدارة التقنـــي
المستخلص :
هدفت هذه الدراسة للتعرف إلى اراء
العاملين في المستلزمات الخاصة باداء انشطة نظام المعلومات في شركة الزوراء العامة
واثرها في جودة المعلومات لتقديم توصيات
ومقترحات ممكن أن تساهم في مدى مطابقة
المعلومات التي يوفرها النظام لأبعاد الجودة بناءا على نتائج فرضيات الدراسة,
ولتحقيق أهداف الدراسة فقد تم تصميم استبانة ، تم توزيعها على أفراد العينة
والبالغ عددهم (48) فردا من المدراء ومسؤولي الوحدات الذين يتعاملون مع المخرجات
المعلوماتية للنظام ، وقد تم استخدام البرنامج الإحصائي SPSS ، لتحليل البيانات
واستخدمت الأساليب الإحصائية الوصفية لمعرفة تصورات أفراد العينة للمستلزمات المتوفرة لدى المنظمة، والخاصة
بأداء أنشطة نظام المعلومات ، وعلى مدى توفر أبعاد الجودة في المعلومات التي
يوفرها هذا النظام ، كما وتم استخدام اختبار تحليل الانحدار لمعرفة اثر المتغيرات
المستقلة على المتغير التابع ، وقد خلصت
الدراسة بمجموعة من النتائج أهمها :-إن
نظام المعلومات الإدارية الخاص بالمنظمة لا يرتقي إلى مستوى النظم الخبيرة وإنما
هي أنظمة بسيطة ولا تغطي متطلبات متخذ
القرار. ومن أهم ما أوصت به الدراسة ضرورة تطوير النظم الحالية والاهتمام وباستمرار
بالتطورات التكنولوجية في مجال نظم المعلومات الإدارية من أجهزة وبرمجيات متطورة لمواكبة التطور
العالمي في هذا المجال وتوعية وتدريب مستخدمي المعلومات حول كيفية إدارة هذه
المعلومات .
Impact the performance
requirements management information system activities in the quality of
information
An Empirical Study in public
company Zora
Preparation
Bushr Abdel-Aziz al-Obeidi
Instructor
Institute of Management Technology
Abstract
This study aimed to identify the actual reality of the requirements for
the performance of activities of the information system in the company Zora
public and their impact on the quality of the information to make
recommendations and suggestions as possible to contribute to the extent of
matching information provided by the system to the dimensions of quality based
on the results of hypotheses , and to achieve the objectives of the study was
designed to identify , has been distributed to members of the sample 's (48)
members of the directors and officers of units who are dealing with the output
information of the system, has been using the statistical program SPSS, to
analyze the data and used statistical methods descriptive to know the
perceptions of the respondents of the kits available to the organization, and
on the performance of the activities of the information system, and on the
availability of the dimensions of quality in the information provided by this
system, as was the use of test regression analysis to know the effect of the
independent variables on the dependent variable , and the study concluded a
series of results , including: - the management information system your
organization does not rise to the level of expert systems , but systems are simple
and does not cover the requirements of the decision maker . Among the most
important , as recommended by the need to study the development of the current
systems and attention and constantly technological developments in the field of
management information systems hardware and sophisticated software to keep pace
with global developments in this area and the sensitization and training of
users of information about how to manage this information.
مقدمة :
يشهد العالم في ظل العولمة تطورا عميقا
وسريعا على المستوى الاقتصادي ، السياسي، الاجتماعي والتكنولوجي ، ونتيجة لعمق هذا
التطور وسرعته في مجال تكنولوجيا المعلومات دخل العالم عصر مجتمع المعلومات [1]. اذ تعد المعلومات اليوم موردا أساسيا من موارد المنظمات الحديثة
مثلها مثل الموارد الرأسمالية والبشرية حيث لا يمكن أداء العديد من العمليات الإدارية
دون الاعتماد على المعلومات [2] فهي تستخدم كأداة من اجل التنسيق ودعم العملية الإدارية
واتخاذ القرارات من جانب ، وكأداة اتصال في داخل المنظمة ومع البيئة المحيطة بها
من جانب آخر [3]ولغرض مواجهة هذا الكم الهائل من البيانات والمعلومات
المتداولة في المنظمة اصبح من الضروري اعتماد نظم معلومات تكفل السيطرة على هذا
الحجم تخزينا ، معالجة ، ونشرا بما يكفل توافر جميع البيانات والمعلومات لمختلف الأنظمة
الفرعية ولمختلف المستويات الإدارية حتى تستطيع تحسين أدائها وتزيد من فعالية
قراراتها [4]. تطورت نظم المعلومات الإدارية تطورا كبيرا وقد رافق ذلك إدراك
واسع لأهمية هذه النظم ودورها في نجاح الإدارات والمنظمات وأصبح لزاما على الإدارة
أن تعنى بالمعلومات وجودتها لان المعلومات ونظمها سببا لإنتاج قيمة اقتصادية تضاف
للمنظمة إلا إن القناعة بأهمية المعلومات ونظمها لا تكون فاعلة إلا إذا استخدمت
على نحو سليم فلا يكفي امتلاكها في المنظمة بل لابد من التحقق من جودتها وتقدير
الاستخدام الأمثل لها [5] . وتعد نظم المعلومات الإدارية
المحوسبة في العصر الحاضر من أهم الانجازات التي تحققت في مجال العمل الإداري وذلك
بالاعتماد على الحاسبات الالكترونية وقواعد البيانات وشبكات الاتصال فضلا عن
الوسائل التكنولوجية الأخرى التي ساهمت في وجود نظام معلومات يهدف إلى توفير
المعلومات الموثوقة والمتكاملة وفي الوقت المناسب لعموم المستفيدين من نظم
المعلومات الإدارية بشكل عام [6] وعليه فان هيكلية البحث تأطرت بما يأتي :المبحث الأول
منهجية البحث في حين عرض المبحث الثاني الجانب النظري بينما اختص المبحث الثالث
بتحليل وعرض واقع متغيرات البحث وطبيعة العلاقة فيما بينها وتناول المبحث الرابع
الاستنتاجات والتوصيات.
المبحث الأول : منهجية البحث
1-
مشكلة البحث: ساهمت نظم
المعلومات الإدارية المحوسبة في إتاحة فرصة كبيرة لمنظمات الأعمال في تحقيق أهدافها
المرجوة من خلال اعتماد هذه النظم على تكنولوجيا حديثة ومتطورة تمكن هذه المنظمات
من رسم سياستها وتوجهاتها وسرعة انجاز المهام والوظائف المناطة بالعاملين واتخاذ
قرارات إدارية صائبة ، من هنا تبرز مشكلة البحث في الإطلاع على الواقع الفعلي
لمستلزمات أداء أنشطة نظام المعلومات في شركة الزوراء العامة ومدى تأثيرها في
خصائص مخرجاته المعلوماتية . ويمكن صياغة مشكلة البحث من خلال التساؤلات الآتية :
أ-
ما هو واقع
مستلزمات أداء أنشطة نظام المعلومات في الشركة المبحوثة من وجهة نظر المستفيدين من
النظام.
ب-
مدى توفر معايير
الجودة في مخرجاته المعلوماتية.
ت-
هل هناك علاقة
ارتباط وتأثير بين المستلزمات اللازمة لأداء أنشطة نظام المعلومات الإدارية وأبعاد
جودة المعلومات.
2-أهداف البحث : تتلخص أهداف
البحث في :
أ-
بناء إطار
معرفي عن مستلزمات أداء أنشطة نظام المعلومات الإدارية وجودة مخرجاته (المعلومات).
ب-
التعريف بواقع
مستلزمات أداء أنشطة نظام المعلومات في المنظمة المبحوثة.
ت-
التعريف بأبعاد
جودة المعلومات.
ث-
التعرف على
العلاقة بين مستلزمات أداء أنشطة النظام وأبعاد جودة المعلومات.
3-أهمية البحث : يستمد
البحث أهميته من كونه
أ-
يعد مساهمة
للتطوير والتفاعل مع تقنيات المعلومات الحديثة .
ب-
يسهم في تسليط
الضوء على مكونات نظام المعلومات الإدارية ودورها في تحديد أبعاد جودة المعلومات.
ت-
يسهم في تحديد
بعض معايير الجودة الواجب توفرها في المعلومات لغرض الاستفادة منها بشكل صحيح .
ث- تأتي أهميته من أهمية دور نظم المعلومات الإدارية
في التطوير المنشود نظرا لدورها في دعم الوظائف الإدارية الرئيسة في إدارات
المنظمة كالتخطيط واتخاذ القرار .
4-فرضيات البحث :
الفرضية الرئيسة الأولى
:
توجد علاقة ارتباط ذات دلالة معنوية بين
مستلزمات أداء نظام المعلومات الإدارية وأبعاد جودة المعلومات . وتتفرع عنها
الفرضيات الفرعية الآتية :
1-
توجد علاقة
ارتباط ذات دلالة معنوية بين مستلزمات أداء نظام المعلومات الإدارية وبين البعد الزمني في جودة المعلومات .
2- توجد علاقة ارتباط ذات دلالة معنوية بين مستلزمات
أداء نظام المعلومات الإدارية وبين بعد
المضمون في جودة المعلومات .
3-
توجد علاقة
ارتباط ذات دلالة معنوية بين مستلزمات أداء نظام المعلومات الإدارية وبين البعد الشكلي في جودة المعلومات .
الفرضية الرئيسة
الثانية :
توجد علاقة تأثير ذات دلالة معنوية بين
مستلزمات أداء أنشطة نظام المعلومات الإدارية وبين أبعاد جودة المعلومات.وتنبثق
عنها الفرضيات الفرعية الآتية:
1-
توجد علاقة تأثير
ذات دلالة معنوية بين مستلزمات أداء أنشطة نظام المعلومات الإدارية وبين البعد
الزمني لجودة المعلومات.
2- توجد علاقة تأثير ذات دلالة معنوية بين مستلزمات
أداء أنشطة نظام المعلومات الإدارية وبين بعد المضمون لجودة المعلومات.
3-
توجد علاقة تأثير
ذات دلالة معنوية بين مستلزمات أداء أنشطة نظام المعلومات الإدارية وبين أبعاد
جودة المعلومات لجودة المعلومات.
5-حدود البحث :
أ- سوف يقتصر البحث على مستلزمات أداء أنشطة
النظام وتشمل(الموارد البشرية ، المكونات المادية ، البرمجيات ، قواعد البيانات ،
الاتصالات ، الإجراءات) وكذلك أبعاد جودة المعلومات وتشمل (البعد الزمني ، بعد المضمون ، البعد الشكلي).
ب- لغرض اختبار فرضيات البحث اختيرت شركة الزوراء العامة ميدانا للبحث .
ت- يتناول البحث الفترة الزمنية من
1/9/2012-31/8/2013.
6-مجتمع البحث : يتكون مجتمع البحث من الأفراد في الإدارة العليا
ومسؤولي الشعب والوحدات من منتسبي شركة الزوراء العامة / إحدى تشكيلات وزارة
الصناعة وقد تم اختيار عينة البحث من الأشخاص الذين يتعاملون مع مخرجات نظام
المعلومات الخاصة بالمنظمة والبالغ عددهم (51) منتسب ، حيث تم توزيع (51) استمارة
استبانة إلا إن عدد الاستبانات الصالحة للتحليل هي (48) استبانة ، اذ تم استبعاد
(3) استبانات لعدم استكمالها لشروط التحليل .
7-أداة البحث : تم
تطوير وبناء استمارة استبانة اعتمادا على مقاييس مختبرة بصدد متغيراتها ومنتقاة من
بحوث ودراسات عالمية وعربية وتم اعتمادها
من قبل باحثين آخرين ولغرض الاستفادة من
هذه الاستبانات تم تحوير بعض فقراتها لتناسب البيئة العراقية ، وتكونت الاستبانة
من محورين رئيسيين :
المحور الأول : خصص
هذا المحور للمعلومات العامة .
المحور الثاني : تضمن
هذا المحور معلومات عن متغيرات البحث .
8-صدق وثبات
الاستبانة: بالرغم من اعتماد الباحثة مقاييس مختبرة سابقا إلا إن تصميم الاستبانة
تم عرضها على مجموعة من المحكمين وذوي الخبرة والاختصاصات المختلفة للاستفادة من
خبرتهم العلمية للحكم على درجة مناسبة كل فقرة من حيث الصياغة اللغوية ومدى
انتمائها للبعد الذي تندرج تحته وقد استجابة الباحثة لأراء المحكمين وقامت بإجراء
ما يلزم من حذف او تعديل في ضوء المقترحات المقدمة وبذلك خرجت الاستبانة في صورتها
النهائية واعتبر ذلك مؤشر على صدق مضمونها.
ولغرض قياس ثبات الاستبانة استخدمت معادلة
رولون لقياس معامل الثبات [7]اذ بلغت
النسبة 84% في حين استخدم لقياس معامل الصدق للاستبانة جذر الثبات إذ بلغت قيمته
80%.
9-معالجة وتحليل
البيانات: استخدم لتحليل البيانات البرنامج الإحصائي SPSS حيث استخدمت الأساليب الإحصائية الآتية :
أولا: الأساليب
الوصفية وتشمل :
أ-
الوسط الحسابي
لتحديد مستوى استجابة أفراد العينة لمتغيرات البحث.
ب-
الانحراف
المعياري لمعرفة مدى تشتت القيم حول أوساطها الحسابية.
ثانيا: الأساليب
التحليلية :
أ-
معامل ارتباط
الرتب لسبيرمان(Spearman) لقياس الارتباط بين متغيرات البحث .
ب-
الانحدار
البسيط بمعرفة مقدار التغير المعتمد إذا ما حصل تغير في المتغير المستقل وطبيعة
علاقة التأثير طردية أم عكسية .
المبحث الثاني :
الجانب النظري
أولا:نظام المعلومات الإدارية
:
1-تعريف وأهمية نظام
المعلومات الإدارية : يعد نظام المعلومات
في وقتنا الحاضر من أهم الأدوات المساعدة للإدارة في عملية اتخاذ القرارات ووضع
الاستراتيجيات وبناء السياسات والخطط المستقبلية ، إن معالجة وتحليل المعلومات يعد
كمورد مهم وحيوي للمنظمة فرضتها في الوقت الحاضر أنظمة الحاسوب وتقنيات المعلومات
وتطبيقاتها [8]. ولقد اختلف الكتاب والباحثون في تحديد مفهوم نظم المعلومات الإدارية
فعلى الرغم من استخدامهم لهذا المصطلح منذ الستينات إلا انه لا يوجد اتفاق خاص بتعريفه ، والتعريفات
المتوفرة غالبا ما تعكس اهتمامات الكتاب وخلفياتهم الأكاديمية والزاوية التي ينظر إليها
كل منهم وفي اغلب الأحيان تأتي تعريفات نظم المعلومات الإدارية لتتطابق مع أسلوب
معالجة البيانات بواسطة الحاسب الآلي [9]. فقد عرفه Loudon
بأنه عبارة عن مكونات مجتمعة ومرتبطة تعمل مع بعضها البعض لجمع
المعلومات ، وتخزينها ومعالجتها لدعم عملية صنع القرارات والتنسيق والرقابة
والتحليل على مستوى المنظمة بحيث تصبح واضحة
للإدارة ، كما تساعد الإداريين والعاملين في تحليل المشاكل واستيعاب
المواضيع الصعبة [10] . أما Mcleod فقد عرفه بأنه النظم الرسمية وغير الرسمية التي
تمد الإدارة بمعلومات سابقة وحالية وتنبؤية بصورة شفوية أو مكتوبة او مرئية
للعمليات الداخلية للمنظمة وبعناصر البيئة المحيطة بها بهدف دعم الإداريين وعناصر
البيئة الأساسية بإتاحة المعلومات الدقيقة والواضحة وفي إطار الوقت المناسب
لمساعدتهم في انجاز العمل والإدارة واتخاذ القرارات [11] .
تكمن أهمية نظم المعلومات الإدارية في أنها
تلعب دورا استراتيجيا في حياة المنظمات لضمان استمراريتها ونجاحها وتقوم هذه النظم
بتدعيم الإدارة في التخطيط والرقابة على النظم [12] ، وكذلك في إعادة هندسة العمليات من خلال توفير السرعة والكفاءة
في تشغيل البيانات وسهولة الاتصالات ، فضلا عن مساندة إستراتيجية إدارة الجودة
الشاملة من خلال مساندة المنظمة على تجميع البيانات الهامة عن العملاء وتحليلها
والربط بين المنظمة وعملائها ومتابعة أدائهم حول مستوى الخدمة أو السلعة التي
توفرها المنظمة [6] لذا فهو وسيلة جيدة لتحسين مهارة ومقدرة متخذي
القرار خصوصا مع وجود التشارك المعرفي وتبادل المهارات والخبرات والآراء بين
الخبراء من خلال المنتديات الافتراضية حيث تثرى المنظمة بوجهات نظر مختلفة ومتعددة
التخصصات الأمر الذي يؤثر تأثيرا ايجابيا على طبيعة أداء المنظمة نحو التحسين
والكفاءة بما تخلق من قيادات إبداعية ومن ثم تحقيق الرفاه الاجتماعي والتقدم
الاقتصادي بالمجتمع[13] .
2-وظائف نظام
المعلومات الإدارية : تنحصر وظائف نظم
المعلومات الإدارية في الآتي [14] و [15] :
أ-
الحصول على
البيانات من المصادر الداخلية والخارجية لها (عنصر المدخلات).
ب-
إعداد
التعليمات الخاصة بتشغيل البيانات ( عنصر الإجراءات ).
ت-
تجميع وتحليل
وتبويب وتلخيص البيانات(عنصر المعالجة والتشغيل).
ث-
تقسيم وتصنيف
المعلومات في ملفات يمكن حفظها ويسهل الرجوع إليها عند الحاجة(عنصر التخزين).
ج-
استخراج
المعلومات طبقا لحاجة مستخدميها(عنصر المخرجات).
ح-
توصيل
المعلومات إلى مستخدميها واسترجاع النتائج إلى النظام لضبط التشغيل فيه(عنصر
الاتصال).
3-تصنيفات نظم المعلومات الإدارية :هناك عدة تصنيفات لنظم
المعلومات إلا إننا في بحثنا هذا ارتأينا اعتماد تصنيف أبو سبت فقد صنفها إلى
نوعين من الأنظمة هي[9] :
النظام الأول: نظم
المعلومات الإدارية وتختص بتزويد المعلومات لعملية صنع القرارات الإدارية وتحقق
هذا الهدف من خلال النظم الفرعية المكونة لها وهي نظم معلومات منفذي الإدارة
العليا(EIS) ونظم دعم القرار(DSS) ونظم تقارير المعلومات (IRS) .
النظام الثاني: نظم
معلومات التشغيل وتختص بتشغيل بيانات العمليات التي تجري في المنظمة وتقوم بذلك من
خلال نظمها الفرعية والتي تشمل نظم آلية المكاتب (OAS) ونظم التحكم بالعمليات (PCS) ونظم عمليات التحويل (TPS) .
4-مستلزمات أداء أنشطة
نظام المعلومات الإدارية : تشكل الوسائل التقنية ركيزة أساسية لنظم المعلومات
المعاصرة حيث إنها تساعد في تجميع المدخلات وتدفع عناصر البيانات وتربطها معا
وتشكلها في نماذج محددة كما تجزئها وتنتج وتبث المخرجات وتوصيلها إلى المستخدمين
وتساعد في الرقابة على النظام وصيانته ، كما تسهم في تسيير وتشغيل كل الركائز الأخرى
بسرعة ودقة وكفاءة عالية[16] و[17] و[18]
و[19] وتشمل:
أ- المستلزمات المادية :تشمل على تنوع كبير من
الوسائل التي تقدم المساندة لركائز أو مكونات النظام المختلفة وتشمل المعدات
المادية المستخدمة في الإدخال والمعالجة والإخراج والتخزين في نظام الحاسوب
وبالتالي فهي تحتوي على ستة عناصر رئيسة هي وحدة المعالجة المركزية والذاكرة
الرئيسة والثانوية وتكنولوجيا الإدخال وتكنولوجيا الإخراج [20] .
ب-
المستلزمات
البرمجية :تعتبر البرمجيات تعليمات (أوامر) تفصيلية تضبط عمليات نظام المعلومات[21] وتكون على نوعين [22] :
1-برمجيات النظم : هي
البرامج التي تشغل الحاسب الآلي وتجعله قادرا على القيام بالعمليات المطلوبة منه
كترتيب البيانات واسترجاعها من الذاكرة.
2-برمجيات التطبيقات:
وهي التي تقوم بتشغيل بيانات المنظمة وبرامج الرواتب وتسجيل الطلبة وغيرها .
ت- المستلزمات البشرية :إن وجود الأفراد ضروري
لعمل أي نظام معلومات على إن يكونوا على درجة من المعرفة العلمية والعملية تتناسب
مع متطلبات عمل النظام وإمكانية تحقيق أهدافه الأمر الذي يستلزم ضرورة تطوير
مهارات الأفراد والعاملين بصورة مستمرة [23] وهناك نوعين من الموارد البشرية اللازمة لنظام المعلومات وهما :
1-الأخصائيون
في نظم المعلومات : هم الذين يفهمون الوسائل التقنية ويطورون ويشغلون النظام
ومسؤولون عن صيانة النظام والشبكة لمعالجة المشكلات التي يواجهها المستخدمون في أثناء
استخدام نظام المعلومات الإدارية مثل مشغلو الحواسيب ، المبرمجون ، المحللون
والمصممون ، مهندسو الصيانة والاتصالات ، مديرو النظم .... وغيرهم .
2-المستخدمين النهائيين
: وهم الذين يستخدمون النظام بطريقة مباشرة أو يستخدمون مخرجاته المجهزة .
ث- قاعدة البيانات : ملف أو مجموعة من الملفات
المترابطة منطقيا منظمة بطريقة تجعلها متاحة لتطبيقات النظام المختلفة [24] ، حيث تتضمن تعريف كل عنصر من عناصر البيانات وتسجيله مرة واحدة
في جميع الملفات وتنظيمها لأغراض التوصل الكفوء للمعلومات[4] ، وغالبا ما تكون محفوظة
في أوعية حاسوبية مغناطيسية أو الكترونية أو ليزرية ، ويتم التعامل مع قواعد
البيانات من خلال نظم إدارة قواعد البيانات التي تحافظ على تكامل البيانات وأمنها
وتوفر عملية التبادل المرن لها وتحافظ على استقلالية البيانات وتقلل من عملية
التكرار وتتيح إمكانية المشاركة في البيانات واستخدامها من قبل أكثر من مستفيد [25] على أن يكون عن طريق الأفراد المسؤولين فقط .
ج- موارد الشبكات والاتصالات :تتكون نظم
المعلومات من منظومات حاسوب مكونة من العديد من الأجزاء المرتبطة بعضها ببعض من
خلال وسائل اتصال معينة ، تربط هذه الأجزاء
بوحدة معالجة مركزية واحدة او أكثر من هنا يظهر مفهوم الاتصالات أو اتصالات
البيانات والذي يفترض استخدام الشبكات التي تحتوي على حواسيب مرتبطة ببعض ووحدات
طرفية ( محيطية ) تقوم بمعالجة وتبادل البيانات والمعلومات وتستخدم شبكات الاتصال
العديد من الوسائل والمكونات المادية اللازمة للتنفيذ والتحكم بالاتصالات بين
الحواسيب والأجزاء المحيطة [26] .
ح- الإجراءات :هي عمليات تتضمن وصف وترتيب
مجموعة الخطوات والتعليمات المحددة لانجاز العمليات الحاسوبية كافة فالأجهزة
والبرمجيات وقواعد البيانات لا يمكن أن تؤدي عملها دون وضع نظام محدد لها وهو ما
يسمى بخريطة مسار النظام [2] . والإجراءات تصف العمل ومن يجب أن يقوم به ومتى وكيف سينجز ، والغاية من الإجراءات هي توحيد أسس
العمل وتنظيمها وتكتب الإجراءات عادة في كتيب صغير يدعى دليل الإجراءات[22] أو أدلة التشغيل[27]
.
ثانيا:جودة المعلومات
1-المعلومات وأهميتها:
تعد المعلومات اليوم موردا أساسيا من موارد المنظمات الحديثة مثلها مثل الموارد الرأسمالية
والبشرية حيث تحتاج الإدارة – على اختلاف مستوياتها- إلى المعلومات لاستخدامها في أداء
وظيفتها الإدارية .وقيمة المعلومات تتجلى أساسا في اعتبارها المادة الأولية لاتخاذ
القرار ، كما إنها تساهم في تحفيز العاملين وضمان التنسيق بينهم فالمعلومة لها عدة
وظائف هي :1) المعلومة أساس القرار 2)المعلومة عنصر تسيير واتصال 3) المعلومة
وسيلة تنسيق وفعالية 4) المعلومة عامل تحفيز وإشراك [28] ويعد اتخاذ القرارات بمثابة صلب هذه الوظيفة ولا
يعني ذلك إن الإدارة لا تحتاج إلى المعلومات إلا لاتخاذ القرارات الإدارية ، فهناك
استخدامات أخرى لها حيث يرى [29] إن الإدارة تستخدم المعلومات في التخطيط بأنواعه
الاستراتيجي والتكتيكي والتشغيلي كما تستخدمها في اتخاذ قرارات التنفيذ وترشيد
عملية التوجيه والتعرف على مشكلات التنظيم ورسم سبل ا لحل لها ، وتستخدم الإدارة
المعلومات في قياس الأداء في مختلف أنشطة المنظمة حتى تستطيع القيام بوظيفة
الرقابة وتبتعد عن مواطن الضعف في الأداء وتحقيق أهدافها قصيرة وطويلة الأجل ويسهم
ذلك في زيادة قدرتها على التنبؤ بتحركات منافسيها ورسم خطط مواجهتهم والتغلب عليها
[2]، لذا تتعامل نظم المعلومات أساسا مع المعلومات من حيث ماهية تلك
المعلومات ، ومن حيث كمية المعلومات الواجب الاحتفاظ بها وقيمتها وخصائصها وقد
اختلفت وتعددت التعاريف التي تطرقت إلى مفهوم المعلومة منها عبارة عن بيانات تم
تصنيفها وتنظيمها بشكل يسمح باستخدامها والاستفادة منها [30].
2-جودة المعلومات : مع
التطور إلى الاقتصاد الجديد القائم على المعلومات والمعرفة وحيث إن المعلومات
والمعرفة هي قاعدة إنشاء الثروة فان جودة المعلومات أصبحت هي المجال الأكثر
اهتماما على مستوى الدراسات والاستثمارات وسرعة التطور فالجودة ستظل هي الاهتمام الأول
في الشركات الحديثة وهي البعد الأساسي من أبعاد الأداء الاستراتيجي إلى جانب
التكلفة والمرونة والاعتمادية والسرعة [31].إن جودة المعلومات تنعكس بشكل قوي ومباشر على قدرة المنظمة على
اتخاذ القرار ، وتوفير الوقت وخفض التكاليف وزيادة الدخل وغير ذلك من المميزات
المهمة لأداء العمل بصورة أكثر دقة وكفاءة وفاعلية [32] . إذ تعرف جودة المعلومات
بأنها درجة الإيفاء بالاحتياجات والتوقعات من قبل مقدمي المعلومات أو عمال المعرفة
عند قيامهم بأعمالهم [33] . ولرفع مستوى جودة المعلومات المنتجة والمتاحة والمتداولة في
المنظمة يتطلب التعامل مع عدة عوامل منها السياق الذي يحدد نوع المعلومات وأغراض
استخدامها وأماكن حفظها ، ومصادرها واليات تسجيلها وتداولها ، وكيفية تفاعل إجراءات
العمل معها واستخدامها والمسؤولين عن إدارتها وصيانتها وإجراءات التقييم المستمر
لضمان جودتها والتعامل مع هذه العوامل يستدعي اتخاذ قرارات وتنفيذ إجراءات وتوفير
موارد ، وهي قضايا يجب العمل على توعية المنظمات بأهميتها وحتميتها وتحفيز وتهيئة
المسؤولين للتعامل معها كأولوية [32] . وهناك العديد من الدراسات والكتب تطرقت لموضوع جودة المعلومات حيث لازالت بدون تحديد متفق عليه لأبعادها
الأساسية وعلى الرغم من اختلاف الطروحات
الموجودة إلا أن القاسم المشترك بين معظمها يتمثل في الخطوة الرئيسة المتعلقة
بتحديد المحاور والتي تمثل مقوماتها وتسعى لقياسها وتحسينها [34]كما في الجدول
بالمرفق رقم (1) :
وسنتناول في بحثنا هذا تصنيف O`Brien لإبعاد جودة المعلومات والتي تشمل البعد الشكلي والبعد
الزمني والبعد المتعلق بالمضمون وما تتضمنه تلك الأبعاد من جوانب وكالاتي [35] :
1-البعد الزمني :ويشمل الجوانب الآتية :
أ-
التوقيت :
ويقصد به توفير المعلومات في الوقت المناسب لمتخذ القرار.
ب-
الحداثة : أي أن
تكون المعلومات متجددة وحديثة للاستفادة منها عند تقديمها لمتخذ القرار.
ت-
الفترة
الزمنية : وهي الفترة الزمنية المطلوب توفير معلومات عنها.
2-بعد المضمون
(المحتوى) ويتضمن هذا البعد الجوانب الآتية :
أ-
الدقة :هي خلو
المعلومات من الأخطاء .
ب-
الصدق والثبات
: هي إعطاء المعلومات نفس النتائج التي أعطتها في كل مرة استخدمت فيها .
ت-
الملائمة : أن
تكون المعلومات ملائمة ووثيقة الصلة بالمشكلة المراد اتخاذ قرار بشأنها.
ث-
الشمولية : هي
قدرة المعلومات على إعطاء صورة كاملة عن المشكلة مع تقديم بدائل الحلول المختلفة .
ج-
الإيجاز : أي
تقديم المعلومات اللازمة لكل مستوى إداري وما يتناسب مع متطلباته من المعلومات.
3-البعد الشكلي :
ويتضمن الجوانب الآتية :
أ-
الوضوح : أي
أن تكون المعلومات واضحة وخالية من الغموض .
ب-
التنظيم : هو
تقديم المعلومات بترتيب وتنسيق ضمن معايير محددة مسبقا كي يتم تعظيم الاستفادة
منها.
ت-
المرونة: هي
قابلية المعلومات على التكييف لأكثر من مستخدم وأكثر من تطبيق
ث- العرض : يعني أن تعرض المعلومات بشكل مناسب
كان تكون مختصرة أو تفصيلية أو بشكل كمي أو وصفي أو أن تعرض على شكل جداول
توضيحية. انقر هنا لتحميل البحث كاملاً
تحويل كودإخفاء محول الأكواد الإبتساماتإخفاء